Personalefortegnelse

Personalefortegnelse (Employee Directory)

Modulet Personalefortegnelse findes på URL'en ".../sites/staffdirectory".

Dette modul fremsøger, finder og præsenterer personer eller organisatoriske enheder i virksomheden. Hensigten med løsningen er at gøre brugerprofiler og afdelinger søgbare og findbare, ved opbyggelsen af ét samlet websted, hvor brugere kan finde de nødvendige oplysninger.

Modulet anvender som standard det ordsæt, der indeholder organisationshierarkiet, men du har mulighed for at basere webdelen på et andet ordsæt, såfremt det er relevant i din organisation. Du har derudover mulighed for at konfigurere en række bagvedliggende tekniske indstillinger for modulet samt tilpasse layout.

Brugere kan navigere i organisationshierarkiet via menuen til venstre. Hvert element har en række undermenuer hvorfra specifikke afdelinger kan tilgås.

Når brugeren klikker på en afdeling fra menuen, åbnes en oversigt i feltet til højre hvorfra brugeren har adgang til generel information om afdelingen, relevante handlinger samt overblik over ansatte i afdelingen:

Brugere kan derudover søge efter personer eller afdelinger via søgefeltet. Dette åbner ligeledes en oversigt over søgeresultater:

Redigér indstillinger i Personalefortegnelsen Indstillinger

Fra webdelens indstillinger kan du konfigurere bagvedliggende ordsæt, resultatkilde og administreret egenskab samt indstille layoutet:

1. Redigér webdelen.

2. Under Indstillinger kan du redigere følgende egenskaber:

   a. Titel: Angiv webdelens titel ved at skrive direkte I tekstfeltet. b. Søgetekst pladsholder: Angiv den pladsholder tekst der fremgår i søgefeltet før man søger. c. Tastehastighed for søgning: Angiv tastehastigheden for hvornår resultater skal hentes. Angiv værdien i millisekunder. Standardværdien er 1500 og det anbefales at skifte denne indstilling med forsigtighed, da en for hurtig tastehastighed kan medføre langsommere performance samt at nogle resultater ikke hentes. d. Resultatkilde Id: Vælg hvilken type resultater webdelen skal fremsøge. Standard er personresultater med resultatkilde Id'et: B09A7990-05EA-4AF9-81EF-EDFAB16C4E31. Du kan angive andre resultatkilder såfremt det er relevant for din organisation. e. Ordsæt ID (Root term ID): Angiv Id'et for det ordsæt der indeholder organisationshierarkiet. Standard ID for afdeling er: 8ed8c9ea-7052-4c1d-a4d7-b9c10bffea6f. Du kan oprette og/eller angive andre ordsæt hvis dit organisationshierarki kræver det. f. Administreret egenskab for Afdeling: Her kan du angive den administrerede egenskab der angiver Afdeling i brugerprofilen. g. Vis yderligere information når musen holdes over en person: Har kan du aktivere et panel med ekstra information når musen holdes over et personnavn eller billede.

Note

Du finder resultatkilde id ved at navigere til "Indstillinger for websted", og vælge "Søgeresultattyper". Når du åbner/redigerer en resultatkulde vil du finde Id'et som den sidste del af URL'en:

1. Under Layout kan du konfigurere webdelens baggrundsfarve. Se den generelle vejledning til at skifte baggrundsfarve under Guide til at skifte baggrundsfarve.

Tip: Du kan administrere ordsæt i SharePoint ved at tilgå Indstillinger for websted og vælge Ordbankadministration under Webstedsadministration. Herfra kan du tilgå ordsæt "Afdeling" (engelsk: "Department") via menuen i venstre side og konfigurere dem via fanerne i højre side.

Bemærk, at ordsættet for organisationshierarkiet kan vedligeholdes på flere sprog, hvilket understøtter brugernes eventuelle sprogpræferencer. Har en bruger fx valgt dansk sprog som personlig præference, så vil brugeren få vist den danske version af organisationshierarkiet (såfremt du har oprettet en version på dansk).

Opret ny afdeling og/eller konfigurér eksisterende afdeling

For at oprette en ny afdeling, gør følgende: 

1. Naviger til webstedsindhold ved at trykke på tandhjulet i øverste højre hjørne og vælg Webstedsindhold. 

2. Klik på SharePoint listen Organizational Units. \ Vær opmærksom på at listen kan have et andet navn hvis det har været ønsket under opsætningen. 

3. For at oprette en ny afdeling, klik på + Ny i menuen øverst til venstre og vælg Element.

4. Dette åbner en dialogboks i højre side hvorfra du kan indtaste oplysningerne på den nye afdeling. Du kan angive følgende:

   a. Indholdstype: Angiv indholdstypen. Standard er Afdeling (Organizational Unit).

   b. Titel: Angiv afdelingens titel.

   c. Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af afdelingen. Dette er den beskrivelse der vil fremgå i webdelen når brugere klikker ind på en afdeling. Bemærk at feltet er af typen Rich Text, hvilket betyder, at man kan lave punktlister, kursiv osv. ligesom i Office. Klik på blyantikonet for at åbne en dialogboks hvorfra du kan indsætte og formatere din tekst. Afslut ved at klikke på Gem.

   d. Afdeling (Unit): Angiv en afdeling. Bemærk at afdelingen skal mærkes. Begynd at skrive navnet på en afdeling og du vil se tilgængelige mærker dukke op. Du kan også klikke på mærkatikonet for at åbne en dialogboks hvorfra du kan vælge en afdeling direkte fra tilgængelige ordsæt.

   e. Handling 1-4 (Action 1-4): Angiv mellem en til fire relevante handlinger for afdelingen. For hver afdeling skal udfyldes den linktekst der skal vises samt URL'en for den pågældende handling.

1. Afslut ved at klikke på Gem. Din nye afdeling vil nu fremgå på listen.

2. For at redigere en eksisterende afdeling fra listen, kan du klikke på afdelingen som vil åbne i en dialogboks i højre side:

1. Klik på Rediger alle øverst til venstre og du vil kunne redigere felterne. Afslut ved at klikke på Gem.

2. Hvis du ønsker at redigere flere afdelinger hurtigt på samme tid, kan du klikke på Hurtig redigering . Dette åbner redigeringstilstand for alle elementer på én gang, og du kan redigere hvert felt ved at klikke direkte i teksten.

3. Klik på Afslut Ekspresredigering når du er færdig med at redigere.