Konfiguration

Overordnet struktur

En håndbog opbygges som en selvstændig websted. Det betyder at indholdet i en håndbog principielt afgrænses af det enkelte websted.

Oprettelse af ny Håndbog

For at oprette en ny håndbog kræver det at administratoren har aktiveret det tilhørende Webstedsdesign. Er dette aktiveret kan du oprette en ny håndbog ved at oprette et nyt websted og vælge designet "365Connect Guide".

Note

En Håndbøger fungerer bedst hvis den oprettes som et Kommunikationswebsted

Indledende konfiguration

Når webstedet er oprettet har designet konfigureret følgende elementer på webstedet.

Kolonnen "Inkludér i Guide"

Designet har tilføjet kolonnen "Inkludér i Guide" til biblioteket med Webstedsider. Kolonnen kan bruges til at angive om en side skal medtages i den egentlige håndbog og f.eks. fremgå af stikordsregistret. Kolonnen er af typen Ja/Nej, og er som standard sat til Ja. Har du f.eks. behov for at tilføje en side til håndbogen, der forklarer detaljer i håndbogens opgbygning, men som sådan ikke er en del af håndbogen, kan du angive Nej i kolonne for den specifikke side. Siden vil herefter ikke fremgå af stikordsregistret eller blive vist i ved søgning i håndbogen.

Kolonner til Handlinger

Designet har ligeledes tilføjet 4 kolonner til angive handlinger for en side. En handling er reelt et link til enten et dokument, en service, eller et andet website. Der er ikke som sådan nogen begrænsning på hvad man kan linke til, men for at sikre en god brugervenlighed, giver det bedst mening at linke til noget der på en eller anden måde medfører en handling.

App'en 365Connect Guide

Designet tilføjer ligeledes en tilhørende App, 365Connect Guides, der tilføjer de øvrige nødvendige funktioner til webstedet, webdele og visningskomponenter. Som redaktør vil du ikke bruge app'en direkte, men den vil være synlig i oversigten over Webstedsindhold. App'en installerer de 3 webdele og visningskomponenterne på webstedet.

Tags / Virksomhedsnøgleord

Vi anbefaler at du benytter dig af Tags/Virksomhedsnøgle ord i din håndbog. Det primære formål med Tags er at gøre søgning i håndbogen lettere. Men processen med at tagge tvinger samtidig redaktøren til at overveje betydning og og videreformidling af indholdet, hvilket kun gør håndbogen bedre.

Hvis du vil benytte dig af tags i din håndbog, skal du aktivere virksomhedsnøgleord under indstillinger i biblioteket "Webstedssider".

Opsætning af en håndbog

Når webstedet er oprettet kan du begynde at bygge din håndbog. Helt grundliggende vil en håndbog bestå af følgende komponenter:

1. Forside
2. Stikordsregister
3. Indholdsider

Men fordi Guide modulet består af komponenter du selv kan bruge som byggeklodser, er du helt fri til at bestemme hvad din håndbog skal bestå af.

Er det en omfangsrig håndbog kunne man f.eks. forestille sig yderligere sider der beskrev brugen af håndbogen eller sider der fungerede som hjælp til redaktører. Sådanne sider vil typisk være dem hvor man angiver nej i kolonnen "Inkludér i Guide".

Forside

Forsiden er for de fleste den vigtigste side i håndbogen. Der er her brugerne typisk starter og det er her man gerne vil give brugerne det bedst mulige overblik over indholdet i håndbogen.

Vores erfaring viser at langt de fleste brugere af digitale håndbøger sjældent læser håndbogen fra enden til anden. De fleste kommer ind med det formål at finde speficik information. Derfor er det vigtigt at gøre det så let for brugerne som muligt at finde det de leder efter. Det kan du gøre på flere måder.

Vi anbefaler at du som minimum indsætte Søgewebdelen på en markant og tydelig placering på forsiden. På den måde har brugerne direkte adgang til at søge i håndbogen.

Ud over søgewebdelen indsætte mange også standard webdelen "Fremhævet indhold", som på forsiden bruges til at vise seneste tilføjede sider, senest redigerede sider samt mest viste sider. Alel tre kan være med til at give brugeren et godt overblik over indholdet.

Endelig indsætter mange også webdelen "Hurtige links" for at fremhæve udvalgte sider for brugerne. På den måde kan indholdet hurtigt tilgås uden at benytte søgning.

Stikordsregister

Til at give et samlet overblik over indholdet i håndbogen fungerer et stikordsregister rigtigt godt. Webdelen kan principielt indsættes hvor det giver mest mening, nen mange vælge at lave en selvstændig side til webdelen der så linkes til fra forsiden.

Webdelen opdateres automatisk når der oprettes en ny side i håndbogen, og når først den er sat op og konfigureret vil man sjældendt have brug for at rette på den igen.

Indholdssider

Siderne i håndbogen oprettes som almindelige sharepoint sider. Der er derfor ikke nogen umiddelbar begrænsning i sidens opbygning. Det kan dog være en god idé at opbygge en skabelon, så alle sider let kan oprettes nogenlunde ensartet.

For at tilføje, Handlinger, Tags, eller for at udelade siden fra håndbogen, skal du redigere sidens detaljer.

Hvis du tilføjer Handlinger eller Tags til en side i håndbogen, er det en god idé at synliggøre begge dele på siden.

For at vise Handlinger kan du indsætte webdelen "Handlinger" på siden.

For at vise Tags, kan du indsætte standardwebdelen "Sideegenskaber", og konfigurere den til at vise kolonnen "Virksomhedsnøgleord".

Lettest er det hvis du inkludere begge webdele i sideskabelonen.

Husk at udgive!

Husk at en side først er synlig i håndbogen og i søgning når den er udgivet. Der kan der ud over gå lidt tid fra en side udgives til den er synlig i søgningen. Typisk er det ikke mere end 5-10 minutter, men Microsoft garanterer ikke noget.